18 triků pro dramatické zvýšení produktivity

Původní článek napsala Melissa Stanger (Business Insider)
Original English text written by Melissa Stanger (Business Insider)

Někdy se zdá, že den nemá dostatek hodin na to, abychom stihli vše, co chceme.
Harvardský přednášející Dr. Robert Pozen ve své knize „Extreme Productivity“ vyzdvihuje ty nejdůležitější skutečnosti, jichž je potřeba pro dosažení lepších výsledků.

1. Seřaďte si své priority podle důležitosti a věnujte jim patřičný čas.

Podle Pozena je rozdíl nejen mezi aktivitami s větší a menší prioritou, ale i v množství času, který jim věnujeme.

Sepište si všechny své plány a zorganizujte je podle svých týdenních, ročních a dlouhodobých cílů. Poté přiřaďte každé položce relativní důležitost.

V ideálním případě byste měli trávit více svého času nad položkami s vyšší prioritou a méně nad těmi ostatními.

2. Uvědomte si, čeho chcete dosáhnout a jděte přímo za tím.

Nezáleží až tak moc na tom, kolik času něčemu věnujete, ale spíše na dosažení nejlepších možných výsledků. Definujte si svůj cíl.

Pomůže vám to při vytváření efektivního plánu, jak cíle dosáhnout bez zbytečného zdržování.

Občas se v průběhu zastavte a ujistěte se, že jste pořád na správné cestě, a pokud pracujete s dalšími lidmi, ujistěte se, že jste koordinovaní.

 

3. Ignorujte 80% emailů a upozornění, které za den obdržíte.

V závislosti na důležitosti toho, na čem zrovna pracujete, se odvíjí i čas strávený nad danou činností. Pozen říká, že úkolům s nízkou prioritou se stačí věnovat na B+.

Není důvod vynakládat extra čas, námahu a soustředění se na podobné činnosti.

Pozen dokonce navrhuje 80% emailů a žádostí, které obdržíte, úplně ignorovat, protože většinou stejně nejsou důležité. Měli byste se zaměřit na těch zbylých 20%.

 

4. Nezaplňujte každou hodinu ve svém denním plánu.

Veďte si pečlivě psaný diář s poznámkami ohledně účelu každé schůzky nebo meetingu. Psaní účelu vám pomůže nesejít z cesty.

Pozen doporučuje nezaplňovat každou hodinu, abyste měli čas reagovat na cokoliv nečekaného, co může přijít.

Každý večer se připravte se na následující den tím, že si budete opakovat svůj rozvrh a mentálně se připravovat na nadcházející úkoly.

 

5. Vytvořte si cestovní to-do list, který můžete využít při každém výletu.

Když cestujete, nenechávejte nic náhodě. Sepište si to-do list, který můžete používat znovu a znovu pro další výlety.

Budete tak vědět, co si sbalit, jakou dopravu si zarezervovat, a vše ostatní, co je třeba zařídit. Abyste před odjezdem neplýtvali časem, uvědomte si, jaké máte pro daný výlet cíle.

Pozen upozorňuje, že pokud jedete pryč na méně než týden, nikdy byste si neměli brát velký kufr, který musíte odbavit.

Vezměte si s sebou radši velké příruční zavazadlo. Nebudete tak muset čekat ve frontě na odbavení.

 

6. Meetingy by měly být věnovány představování a vážným konverzacím.

Podle Pozena mohou manažerům střední linie meetingy zabrat až 35% jejich pracovního dne, vrcholovým až 60%.

Zkuste limitovat meetingy na představování nových klientů nebo spolupracovníků, nebo je věnujte vážným tématům, která nemohou být vyřešena telefonicky nebo emailem.

Všechno ostatní se dá efektivně vyřešit přes email, sdílením dokumentů, video konferencí nebo dalšími výdobytky dnešních technologií.

 

7. Zbavte se prokrastinace tím, že si stanovíte více deadlinů.

Pokud dá šéf svým zaměstnancům dva týdny na dokončení nějakého úkolu, prokrastinátoři narazí na problém, protože začnou úkol vypracovávat až na poslední chvíli.

Místo toho by podle Pozena mohli zaměstnanci mít frekventovanější deadliny, klidně i během procesu zpracovávání téhož úkolu.

A abyste se ujistili, že nebudete ignorovat sebou zvolené deadliny, řekněte o nich svým spolupracovníkům nebo šéfovi.

Pokud máte někoho, kdo vás může trošku kontrolovat, je mnohem pravděpodobnější, že ony deadliny dodržíte.

 

8. Ať už čtete cokoliv, začněte závěrem.

Čtěte s nějakým cílem. Zeptejte se sami sebe – proč čtete to, co čtete, dává vám to něco, co nemůžete získat někde jinde?

K tomu je zapotřebí vědět, jaké informace chcete při čtení najít, ať už jde o novinky, rady, tipy nebo nějakou relevantní informaci pro vaši práci.

Pozen doporučuje přečíst si úvod a závěr, abyste získali přehled, a tudíž věděli, na jaké hlavní body se zaměřit.

 

9. Používejte krátké věty a pro kvalitní psaní si vždy dělejte korekturu.

Psací dovednosti jsou čím dál tím důležitější, protože telefonáty jsou často nahrazovány emaily.

Když začínáte psát, doporučuje Pozen vytvoření návrhu, který bude jasně reprezentovat logický postup vašeho psaní.

Pokud píšete dlouhý, obsáhlý dokument, napište taky shrnutí, aby čtenář viděl vaši práci uceleně.

Používejte efektivní jazyk – krátké věty, správné časy, jasné vztahy mezi větami a vždy po sobě text zkontrolujte více než jednou. Vaše psaní nebude napoprvé nikdy perfektní.

 

10. Pro úspěšné mluvení na veřejnosti jsou klíčové příprava a povědomí o publiku.

Nevěnujte svůj vzácný čas zbytečnému moření se s prezentací. Klíč k efektivnímu mluvení je příprava. Ta je rozdělená do tří hlavních částí:

– Seznamte se s publikem – kdo to je, proč se dané události účastní, a co ho zajímá
– Strukturujte svou řeč – napište si koncept své prezentace a ujistěte se, že jsou vaše argumenty jasné
– Řeč si vyzkoušejte – pomůže vám to cítit se uvolněněji, a když budete přednášet, budete vypadat sebevědomě

 

11. Naučte se efektivně vést meeting.

Pokud se na firemním meetingu nic nevyřeší, je to proto, že nebyl sestaven v takové podobě, která by vedla k úspěchu. Pozen vyzdvihuje tři body, které by měl každý meeting splnit, aby byl co nejúspěšnější:

– Vedoucí meetingu by měl napsat jasnou agendu a poslat ji účastníkům meetingu nejpozději den předem.
– Úvod meetingu by měl být co nejkratší, aby se co nejvíce času věnovalo seriózní diskuzi.
– Po skončení meetingu by mělo být všem účastníkům jasné, co mají dělat dále.

 

12. Když si plánujete kariéru, vyhněte se specializaci a dlouhodobým plánům.

První věc, kterou byste měli vědět o své kariéře je, že nepotřebujete dlouhodobý plán.

Pokud děláte své první kariérní rozhodnutí, máte si podle Pozena sepsat seznam několika pozic, kterých byste chtěli eventuálně dosáhnout jako svých kariérních cílů.

Jakmile si tyto pozice sepíšete, popřemýšlejte nad svými dovednostmi a tím, jestli se shodují s některou z vámi napsaných pozic. Sežeňte si informace o jednotlivých profesích a o poptávce po nich.

Vyhněte se specializaci a vždycky se snažte maximalizovat počet možností, které máte pro další kroky. Kontrolujte si své cíle pravidelně, abyste věděli, kdy je čas se posunout dál.

 

13. Organizujte své kariérní cíle podle období.

„Plánování kariéry jako celku je komplikovaný proces,“ uvádí Pozen ve své knize. Čas strávíte nejlépe, když si své cíle rozdělíte do tří různých kategorií podle dobou trvání:

– Úkoly (týden nebo méně)
– Plány (3-24 měsíců)
– Kariérní cíle (5 a více let)

Používejte úkoly, nebo malé, proveditelné kroky, abyste dosáhli plánů a plány, abyste dosáhli větších kariérních cílů.

 

14. Pro lepší týmovou práci si odpusťte kritizování svých spolupracovníků za každou cenu.

Je nezbytné zvládat a rozvíjet vztahy se svými kolegy. Nejlepším způsobem je budování důvěry. Díky tomu můžete delegovat méně podstatné úkoly a zbyde vám více času na ty důležitější.

Když delegujete úkoly a projekty svým podřízeným, definujte cíle široce, aby se zaměstnanci mohli sami rozhodnout, jak jich nejlépe dosáhnout. Je velmi důležité sledovat vývoj v průběhu času.

Pokud vaši zaměstnanci nedělají tytéž chyby pořád dokola, nebo neporušují pravidla etiky, zbytečně je nekritizujte. Naopak pozitivních podnětů není nikdy dost.

 

15. Nesnažte se vyjít se svým šéfem, místo toho se snažte s ním spolupracovat.

Spolupráce s šéfem je stejně důležitá jako spolupráce s týmem. Spíše než o udržování dobrých vztahů jde o efektivní spolupráci, která přinese nějaké výsledky a posune vás dál.

A stejně jako i u jiných vztahů – i zde je klíčem komunikace. Pro efektivní spolupráci si ujasněte, že oba víte, jaké jsou vaše úkoly a povinnosti a naučte se spolu komunikovat.

Pokud se stane, že se neshodnete a dokonce budete muset změnit práci, udělejte to s taktem, abyste si za sebou nespálili mosty.

 

16. Přijměte změny tím, že si uvědomíte své předsudky o stabilitě.

Lidé se vyhýbají změnám, protože se bojí jejich negativních následků. Pozen navrhuje vybírat produktivní možnosti, učit se přijímat změny a využívat možností, které přináší.

Prvním krokem k akceptování změny je uvědomění si svého podvědomého předsudku o stabilitě. Nezapomínejte na to, že udržet si jednu práci celý život je výjimka, ne pravidlo.

Také se vyplatí udržovat si konzistentní etické chování, které by mělo být vaší nejvyšší prioritou, což oceníte zejména v dlouhodobém měřítku.

 

17. Produktivita není vždycky o práci.

Pozen poznamenává, že by si každý měl najít čas sám pro sebe, což zahrnuje i pravidelný kvalitní spánek, pohyb a trávení času s kamarády a rodinou.

Tyto věci vám pročišťují mysl a umožňují vám lépe se soustředit, když přijde na pracovní úkoly. Nebudete totiž tolik rozptýlení osobními cíli a zájmy.

 

18. Dívejte se na produktivitu podle toho, jak trávíte čas, ne podle toho, kolik času nad něčím strávíte.

Celá pointa produktivity je v tom mít obohacený život. Čím více jste úspěšní v práci, tím více času budete mít pro svůj osobní život.

Klíčem k tomuto je uvědomit si, kde jsou strávené hodiny cennější. Čtyři hodiny strávené s vaší drahou polovičkou jsou určitě cennější, než čtyři hodiny strávené prací.

Měli byste se tedy zaměřit na svou organizační flexibilitu, abyste měli větší kontrolu nad tím, jak trávíte čas.

Po odchodu z kanceláře se snažte co nejvíce vyhýbat vyrušování kvůli pracovním věcem. Je důležité a dokonce i zdravé nechat vaši mysl někdy odpočinout.

Z anglického originálu How To Be More Productive přeložila Johana Kapošváryová.